EXTRAIT DU RÈGLEMENT SUR LA RÉGIE INTERNE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU CHU DE QUÉBEC-UNIVERSITÉ LAVAL
ADOPTÉ LE 4 OCTOBRE 2021
12.13. PÉRIODE DE QUESTIONS
12.13.1. Durée
Lors de chaque séance du conseil, une période d’au plus trente (30) minutes est allouée pour permettre aux personnes présentes de poser des questions. Cette période est fixée dans la première partie de l’ordre du jour et ne peut être prolongée sans l’autorisation du président.
La période de questions de la séance publique du conseil d’administration est prioritairement dédiée aux questions formulées par les citoyens ou les représentants des organismes de la communauté. Pour toutes les autres instances internes voulant s’adresser au conseil d’administration (CII, CM, CMDP, syndicats, etc.), des démarches internes doivent avoir été effectuées au préalable.
12.13.2 Procédure pour soumettre une question au conseil
Toute personne présente à une séance du conseil d’administration peut, avec l’autorisation du président, poser une question en respectant les conditions et la procédure prescrites dans la présente section.
Une personne qui désire poser une question doit se présenter à la salle où se tiendra la séance du conseil d’administration avant l’heure fixée pour le début d’une séance du conseil d’administration. Elle doit donner au président ou à la personne qu’il désigne, son nom et son prénom et, le cas échéant, le nom de l’organisme qu’elle représente, et indiquer l’objet de sa question. Elle peut elle-même inscrire ces informations dans un registre à cet effet. Cette inscription, accompagnée des renseignements requis, peut s’effectuer au plus tard trente (30) minutes avant la tenue de la séance.
La question doit porter sur la gestion des affaires de l’établissement d’intérêt public et être posée de manière spécifique. La personne qui pose la question doit éviter les allusions personnelles, les insinuations malveillantes ou injurieuses, les paroles blessantes et les expressions grossières, et les longs préambules.
Au cours de la séance du conseil d’administration, le silence doit être observé par le public. Le président accorde le droit de parole aux personnes en respectant l’ordre des demandes faites par les citoyens ou les représentants des organismes de la communauté en premier. Par la suite, les questions des représentants des instances internes seront adressées si les démarches internes ont été effectuées préalablement.
Aucune intervention du public n’est permise avant ou après la période de questions.
12.13.3. Forme de la question et durée de l’intervention
La personne a droit à une question par intervention et à un maximum de trois (3)
interventions par séance.
L’intervention totale comprenant la question et la réponse est limitée à dix (10) minutes. Toutefois, le président peut permettre la prolongation de l’intervention ou la formulation d’au plus deux (2) autres sous-questions accessoires à la question principale dans la mesure où ces sous-questions ne servent pas à engager ou à poursuivre un échange ou un débat.
12.13.4. Irrecevabilité d’une question
Est irrecevable une question :
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Qui porte sur une affaire pendante devant les tribunaux, un organisme administratif ou une instance décisionnelle, ou encore une affaire sous enquête;
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Qui constitue davantage une hypothèse, une expression d’opinion, une déduction, une allusion, une suggestion ou une imputation de motifs qu’une question;
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Jugée frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi;
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Dont la réponse relève d’une opinion professionnelle.
12.13.5. Déroulement de la période de question
Le président accorde la parole en premier aux citoyens ou aux représentants des organismes de la communauté, puis par la suite aux instances internes, et ce, selon l’ordre d’inscription.
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Le président peut répondre à la question séance tenante ou désigner une personne pour y répondre;
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Si la question nécessite des recherches ou si aucune réponse ne peut être apportée séance tenante, le président peut prendre cette question en délibéré en indiquant le moment où il sera en mesure de fournir une réponse. Cette réponse peut être donnée à une réunion subséquente ou à un autre moment;
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Toute réponse, écrite ou verbale, doit être claire et brève et se limiter à la question posée;
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Le président, la personne désignée pour répondre à la question ou le service concerné peut refuser d’y répondre :
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S’il juge contraire à l’intérêt public de fournir les renseignements demandés;
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Si les renseignements demandés sont des renseignements personnels;
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Si les renseignements demandés ne peuvent être colligés qu’à la suite d’un travail considérable ne correspondant pas à leur utilité;
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Si la question porte sur les travaux d’un conseil ou d’un comité du conseil d’administration ou d’une commission d’enquête dont le rapport n’a pas été déposé au conseil;
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Si la question a déjà été posée ou si elle a pour objet une affaire inscrite à l’ordre du jour.
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Lorsque la question est irrecevable, le président doit indiquer sur quels motifs il fonde sa décision qui est finale et sans appel. Le président ou un membre du conseil ne peut être tenu de déposer un document en réponse à une question ou à l’occasion de la période de questions, ni n’est tenu d’accepter le dépôt de document;
Le président veille à ce que la période de questions ne donne lieu à aucun débat entre les membres du conseil d’administration, entre une personne présente et un membre du conseil ou entre les personnes présentes;
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Aucune question ou intervention ne peut conduire à l’adoption d’une proposition à moins que tous les membres du conseil d’administration présents y consentent;
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La période de questions doit se dérouler dans l’ordre, le calme et le respect des personnes. Le président du conseil d’administration peut imposer une sanction à quiconque contrevient gravement aux règles, spécialement à celles qui ont pour objet le maintien de l’ordre. Les sanctions peuvent être un avertissement, une demande de retrait de certaines paroles, une suspension du droit de parole ou l’ordre de quitter les lieux, selon la nature du geste posé. Le président peut mettre un terme à la période de questions avant le moment prévu lorsque les circonstances le justifient, en raison notamment de l’impossibilité de maintenir l’ordre. Si le président ordonne à une personne de quitter les lieux pour nuisance au maintien de l’ordre et que celle-ci refuse, tout moyen raisonnable peut être pris pour faire respecter la décision du président.