Le Programme promotion qualité vise à mettre en lumière les huit dimensions de la qualité et à faire rayonner les projets des intervenants du CHU de Québec-Université Laval (CHU) qui les incarnent. Ce mois-ci, nous vous présentons le Portail de l’amélioration continue, qui s’illustre dans la catégorie « Milieu de travail : Prenez soin de ceux qui s’occupent de moi ».
Le Portail de l’amélioration continue est un outil développé dans le but de permettre aux intervenants de s’exprimer en lien avec une problématique ou une amélioration souhaitée dans leur milieu de travail. Il s’agit d’un formulaire accessible grâce à un code QR qui est utilisé pour des demandes qui ne sont pas couvertes par le portail de la Direction des ressources informationnelles (DRI) ou le Portail RH de la Direction des ressources humaines. Cet outil a été conçu et implanté au cours de l’automne aux consultations externes spécialisées de l’Hôpital Saint-François d’Assise (HSFA) et, depuis peu, il a été déployé aux consultations externes spécialisées de L’Hôtel-Dieu de Québec.
C’est dans la foulée des travaux de la Nouvelle approche de soins (NAS) à HSFA que l’équipe de gestionnaires s’est questionnée sur le meilleur moyen d’engager leurs équipes et de favoriser leur participation dans l’amélioration continue. Alexandre Gravel, gestionnaire aux cliniques externes de HSFA, a eu l’idée d’un formulaire accessible par code QR, un outil simple et efficace qui peut être rempli avec un téléphone cellulaire.
Cette idée est née du besoin des intervenants de pouvoir exprimer par écrit leurs idées d’amélioration et les irritants dans leur quotidien. Le Portail permet de consigner ces idées électroniquement et de leur donner suite. La conception du formulaire n’a demandé que quelques minutes et, par la suite, des impressions du code QR ont été affichées sur chaque poste de travail. Grâce aux assistantes infirmières-chefs (AIC) et aux chefs d’équipe qui ont fait la promotion de son utilisation, de même que par sa présentation dans les « Nouvelles du 14 h » (auparavant appelés « scrums »), le Portail connaît une belle popularité dans ces secteurs.
Cette initiative améliore la satisfaction au travail des équipes par la valorisation du rôle de chaque intervenant. Les membres du personnel qui remplissent un formulaire sont directement liés aux changements apportés à la suite de la complétion de celui-ci, ce qui favorise leur sentiment d’autonomisation (empowerment).
De plus, l’initiative a un impact positif chez les usagers. En effet, ces derniers récoltent le fruit des améliorations proposées en matière de fluidité des processus et de gain en efficacité du service grâce à l’élimination des gaspillages de temps et de ressources.
Pour l’avenir, l’objectif est de réussir à produire un registre centralisé de toutes les améliorations mises en place à la suite de l’implantation de cet outil afin d’en garder une trace.
C’est par la valorisation de l’apport des intervenants dans l’élimination des irritants et l’amélioration des processus que la dimension de la qualité « milieu de travail » a été améliorée. Cet outil permet aux membres du personnel d’avoir de l’impact sur leur quotidien et sur celui de leurs collègues. De plus, impliquer davantage les intervenants dans le processus d’amélioration continue favorise l’émergence de possibilités d’amélioration qui n’auraient pas été connues si cette tribune n’avait pas existé.
Félicitations pour cette belle initiative!
