Lumière sur…
Retour sur la grande démarche En mode solutions et sur les initiatives réalisées
Vous souvenez-vous du mois de mars 2019? C’est là que la démarche En mode solutions a démarré. Elle visait à répondre aux difficultés récurrentes vécues par les équipes de soins. Il y a d’abord eu une consultation par formulaire électronique qui s’est échelonnée de mars à juin 2019. Plus de 500 formulaires et courriels ont été reçus! Ceux-ci comprenaient 315 idées différentes pour améliorer les conditions de travail, au bénéfice des usagers et des intervenants.
Par Brigitte Martel, directrice des soins infirmiers, et Marie-Michèle Fontaine, directrice des ressources humaines
À la suite de la réception de ces idées, l’organisation s’est mise en action. Le 2 octobre 2019, il y a eu un grand rassemblement de 135 ambassadeurs représentants les infirmières, infirmières auxiliaires et les préposés aux bénéficiaires (PAB), accompagnés de chefs d’unité, de membres de la direction, du Conseil des infirmières et infirmiers (CII) ainsi que des syndicats SICHU et SST du CHU. Lors de ce grand rendez-vous, des initiatives visant à améliorer la qualité de vie au travail et à répondre aux difficultés vécues par les équipes de soins ont été priorisées.
Répartition des idées d’amélioration reçues
Voici la liste des initiatives réalisées par catégorie en réponse à cette activité :
Qualité de vie et reconnaissance
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Repas et taxis gratuits ainsi que raccompagnement au véhicule lors d’heures supplémentaires obligatoires
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Partenariats avec des centres de la petite enfance (CPE)
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Distribution de t-shirts aux couleurs du CHU à deux reprises
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Adoption d’une politique de reconnaissance
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Diamants Coups de cœur
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Ajout de la célébration des 5 et 15 ans de service
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Droit de dépenser pour la reconnaissance pour tous les gestionnaires en fonction des équivalents temps complet (ETC)
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Nombreuses campagnes de reconnaissances depuis 2019 et prix d’excellence du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS)
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10e anniversaire du CHU
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Campagne marque employeur mettant de l’avant nos intervenants
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Aménagement de temps de travail sous diverses formes (près de 1 500 personnes y ont recours)
Accueil, intégration et développement de carrière
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Mise en place du Réseau d’accueil des collègues
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Formation réanimation cardiorespiratoire (RCR) rémunérée
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Amélioration de l’étendue de la pratique des infirmières auxiliaires avec l’ajout de nouvelles activités autorisées au CHU
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Révision des règles de soins concernant les ordonnances verbales et téléphoniques
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Mise en place d’une nouvelle règle de soins quant au rôle de l’infirmière auxiliaire en lien avec le processus de révision du dossier des usagers
Équipements de soins
Gestion des horaires
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Horaires de travail pour les unités de soins et de services connus pour minimalement trois mois
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Procédures standardisées pour faciliter l’autogestion des horaires
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Révision des affichages en diminuant les postes rotatifs
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Rehaussements volontaires (temps partiel à temps plein)
Revenons sur la gestion des horaires de travail
Parmi toutes ces initiatives, celles touchant la gestion des horaires de travail a requis une mobilisation significative afin de revoir en profondeur les modes de fonctionnement. Les travaux échelonnés sur plusieurs mois ont généré des bénéfices significatifs pour les intervenants en soins infirmiers. L’équipe de la Direction des soins infirmiers (DSI), responsable de ces travaux, a priorisé neuf processus à moderniser pour répondre aux besoins des intervenants, soit :
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Demande de congé ponctuel
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Échange de quarts de travail entre deux salarié(e)s
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Échange avec soi-même, retrait et mise en banque des congés fériés
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Bassin de personnel de remplacement
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Disponibilité et non disponibilité – quart additionnel (Web dispo)
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Variation temporaire du niveau d’activité
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Modification des heures de travail, incluant la consultation téléphonique et la garde
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Inscription et approbation des heures de travail
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Planification à l’avance de quarts additionnels pour combler les quarts de travail à découvert
Lors de ces travaux, l’équipe a informatisé les formulaires et automatisé la façon d’approuver et de refuser les demandes grâce aux différentes applications de Microsoft 365, dont la « Power Platform ». De plus, chaque infirmière, infirmière auxiliaire, préposée aux bénéficiaires et assistante technique en soins de la santé s’est vu octroyer une adresse courriel professionnelle afin de pouvoir profiter de l’informatisation de ces processus.
Tous ces travaux ont eu des retombées positives sur la diminution des heures en temps supplémentaire obligatoire (TSO), passant de 27 683 heures en 2022-2023 à 12 808 heures en 2023-2024, ce qui représente une diminution de 54 % du TSO à la P12.
Célébration de ces réussites
La semaine du 22 avril 2024 a marqué la fin des projets En mode Solutions et Transformation des horaires de travail. Plusieurs activités ont eu lieu, comme la présentation du bilan de la transformation des horaires lors d’un midi-CII, des gembas faits par les gestionnaires et les membres du CECII dans les secteurs cliniques, un concours ainsi qu’une mention lors de la rencontre Le PDG vous répond du 26 avril dernier, pour clore la semaine d’activités.
L’équipe de médecine-curiethérapie à L’Hôtel-Dieu de Québec.
L’équipe d’obstétrique à l’Hôpital Saint-François d’Assise.
L’équipe de la salle de réveil de l’Hôpital de l’Enfant-Jésus.
L’équipe de chirurgie à l’Hôpital de l’Enfant-Jésus.
L’équipe d’obstétrique au CHUL.
* Pour des raisons hors de notre contrôle, nous n’avons pas été en mesure de prendre des photos des équipes visitées à l’Hôpital du Saint-Sacrement.
Quelle est la suite des choses?
Les intervenants des autres directions ne sont pas en reste! Eux aussi pourront bénéficier de l’autogestion des horaires de travail pour améliorer leur conciliation travail-vie personnelle. Les équipes d’hygiène et salubrité ainsi que les commis des secteurs cliniques sont les prochains visés par le déploiement qui devrait se faire à l’automne 2024.
D’autres secteurs ont été ciblés pour bénéficier de ce projet d’ici mars 2025, soit :
Le CHU prépare également une nouvelle activité de consultation pour l’ensemble de ses employés afin d’améliorer encore plus l’expérience employé. Restez à l’affût! Le tout sera déployé au cours des prochains mois.
Nous sommes fières des réalisations qui ont été accomplies, grâce à vous, et d’avoir pu améliorer plusieurs aspects liés à la qualité de vie personnelle et professionnelle. Nous n’aurions pas pu y arriver seules. Merci pour votre implication dans cette grande démarche!
L’expertise du CHU de Québec-Université Laval attire l’attention des autres établissements du réseau dans l’informatisation des outils cliniques
Par Christine Leroux, conseillère cadre en soins infirmiers
Le CHU de Québec-Université Laval (CHU) a reçu la visite du Centre intégré de Santé et Services sociaux (CISSS) de Laval le 26 avril dernier. Cette visite avait pour but d’échanger sur notre expérience et de produire une capsule vidéo mobilisante pour leur communauté de cliniciens quant au déploiement du Dossier clinique informatisé (DCI) Cristal-Net du CISSS de Laval. De plus, les projets d’informatisation au chevet, qui facilitent le travail des intervenants, ont également fait l’objet de plusieurs échanges.
Développé par l’équipe de la Direction des ressources informationnelles (DRI) du CHU, le DCI Cristal-Net est implanté dans l’établissement depuis 2005, ce qui fait du CHU le pionnier et le centre de référence dans son utilisation. C’est avec plaisir que l’expertise et le savoir-faire dans l’utilisation ainsi que le déploiement du DCI ont été partagés.
Grâce à la collaboration des chefs d’unité Jean-Sébastien Leclerc et Julie Nicol du BE-5000 à l’Hôpital de l’Enfant-Jésus, les visiteurs ont pu bénéficier d’un tour guidé de l’unité de soins et récolter du contenu visuel pour la production de leur capsule vidéo promotionnelle. Ce tournage a été réalisé dans l’optique de mettre en image ce que leurs équipes trouveront avec le DCI Cristal-Net comparativement à ce qu’ils ont actuellement avec l’utilisation d’outils cliniques papier.
Par ailleurs, grâce à la généreuse participation des intervenants travaillant au BE-5000 cette journée-là, les collègues du CISSS de Laval ont pu récolter des témoignages d’utilisateurs de Cristal-Net. Ils repartent ainsi avec une expérience et une connaissance accrues du DCI Cristal-Net qui sera bénéfique pour leur projet de déploiement.
Entre-temps, les voisins du CIUSSS de la Capitale-Nationale ont également interpellé le CHU afin de visiter les installations avec les mêmes objectifs que le CISSS de Laval, soit de profiter de l’expérience dans l’informatisation des outils cliniques. Le CIUSSS de la Capitale-Nationale procède également au déploiement du DCI Cristal-Net dans ses installations. L’utilisation et le déploiement des modules de Requêtes de laboratoire et de visualisation des résultats sont dans leurs prochaines étapes en prévision du déploiement du projet de Système intégré de laboratoire (SIL) provincial, prévu en 2025. Une première visite virtuelle aura lieu au cours du mois de mai.
En attendant le déploiement du projet de Dossier Santé Numérique (DSN), soit le dossier de santé numérique provincial unique, certains établissements souhaitent débuter l’informatisation de leurs outils cliniques. Le but est de commencer la transition vers l’arrivée du DSN et la transformation numérique afin de se préparer à la venue de ce grand changement.
Rayonnement provincial des projets d’informatisation au chevet
Le CHU a effectué une présentation au Colloque informatique santé le 12 novembre dernier afin de présenter l’un de ses projets de transformation numérique, soit la documentation informatisée des soins infirmiers (fiche clinique informatisée du DCI Cristal-Net) et l’utilisation des modalités au chevet. Cette présentation, effectuée par le Dr Alexis Turgeon, médecin spécialiste en soins intensifs et chercheur, Mme Christine Leroux, conseillère cadre en soins infirmier – volet informatique clinique, et M. Benjamin Lemieux, conseiller en soins infirmiers – volet informatique clinique, a suscitée énormément d’intérêt de la part des autres établissements du réseau de la santé, dont le CHUM et le CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal.
C’est d’ailleurs lors de cette conférence que les collègues du CISSS de Laval ont entendu parler du projet d’informatisation au chevet du CHU. Ils ont profité de leur visite pour observer du même coup les équipements informatiques et en apprendre davantage sur la mise en œuvre et la réalisation du projet.
De plus, lors de la visite de l’équipe de la cancérologie de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont (CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal) en février dernier pour discuter de leur programme d’assurance qualité de greffe de cellules souches, ceux-ci ont également profité de l’occasion pour observer les modalités au chevet. Puisque le CHU est parmi les premiers établissements du réseau de la santé à s’être muni de ce type d’équipement, plusieurs établissements ont manifesté un intérêt à visiter le CHU pour observer l’installation des modalités au chevet jusqu’à maintenant.
Et c’est sans compter que plusieurs autres projets d’informatisation des outils cliniques auront lieu au cours de la prochaine année, entre autres l’instauration du bracelet code à barres, la connexion des appareils multiparamétriques avec le DCI Cristal-Net, ce qui permettra la transmission de signes vitaux vers la fiche clinique informatisée ou encore la feuille d’administration des médicaments (FADM) électronique, pour ne nommer que ceux-là. Gageons que ces visites sont les premières d’une longue série!
De gauche à droite : Chantal Savard, conseillère cadre clinique, CISSS de Laval; Charlaine Laplante, service des communications, CISSS de Laval; Jean-Sébastien Leclerc, chef d’unité BE-5000, Hôpital de l’Enfant-Jésus; Jacinthe Collin, adjointe à la directrice des soins infirmiers, CISSS de Laval; Sébastien Poitras, chargé de projet, Direction des ressources informationnelles, Laval-Laurentides-Lanaudière; Dave Girard, conseiller en soins infirmiers, CHU; Benjamin Lemieux, conseiller en soins infirmiers, CHU; Sarah Savard-Bradette, infirmière clinicienne, CHU; Christine Leroux, conseillère cadre en soins infirmiers, CHU; Isabelle Lessard, directrice adjointe, Innovation et qualité des pratiques en soins infirmiers, CHU; Julie Nicol, chef d’unité BE-5000, Hôpital de l’Enfant-Jésus.