Le Programme promotion qualité vise à mettre en lumière les huit dimensions de la qualité et à faire rayonner les projets des intervenants du CHU de Québec-Université Laval (CHU) qui les incarnent. Ce mois-ci, nous vous présentons « La donnée COVID : visibilité et décisions au cœur de la tempête », travaux réalisés par la Direction de la performance clinique et organisationnelle qui s’illustrent dans la catégorie « Accent sur la population ».
La mise en place d’une architecture de données COVID par la Direction de la performance clinique et organisationnelle a débuté avec un objectif simple : fournir de l’information aux gestionnaires en temps réel sur la présence de patients COVID dans les hôpitaux du CHU. Une importante collaboration a été requise pour mettre en place ces rapports avec les différentes directions du CHU, notamment avec les directions cliniques, la Direction des ressources informationnelles et la Direction Optilab-Capitale-Nationale. Les tableaux de bord créés ont permis au comité tactique, aux gestionnaires du CHU et à l’ensemble des employés de gérer efficacement le parc de lits ainsi que les ressources.
L’information colligée grâce à cette architecture de données COVID offrait un portrait clair de la situation à nos gestionnaires dès les petites heures du matin et se mettait à jour jusqu’au point de presse quotidien du premier ministre Legault. Elle permettait certainement la prise de décision à l’interne, mais elle gardait surtout informé l’ensemble des Québécois avec des données objectives sur l’évolution de la pandémie. Les partenaires locaux du CHU, le CIUSSS de la Capitale-Nationale et l’Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec, ainsi que nationaux, les autorités nationales de la Santé publique et le ministère de la Santé et des Services sociaux, ont pu bénéficier de ces informations afin de pouvoir également mieux anticiper les besoins.
Plus précisément, ce projet a grandement contribué à soutenir efficacement les dirigeants du CHU dans leur gestion de la crise sanitaire grâce aux données primordiales présentées dans les rapports produits. Les données d’occupation des lits de soins intensifs et réguliers ont permis de prendre des décisions d’une importance capitale pour les ouvertures et les fermetures d’unités de soins. Cela a permis de mieux planifier les besoins et ainsi améliorer la qualité et la sécurité des services aux patients.
Près de 29 mois plus tard, l’objectif initial de fournir de l’information aux gestionnaires en temps réel sur la présence de patients COVID dans les hôpitaux du CHU s’est transformé en développement de plus de 25 outils qui permettent à nos partenaires internes et externes de suivre l’évolution de la pandémie au CHU sous différents angles, de contrôler la qualité de la donnée COVID et même de comparer les vagues entre elles.
Ce projet est une preuve tangible que la donnée est un levier crucial dans la prise de décisions à tous les niveaux de gouverne, et ce, jusqu’au bureau du premier ministre. C’est une belle démonstration de la valeur ajoutée des directions de soutien expert dans le développement d’outils qui améliorent le quotidien de tous les intervenants du CHU et tout cela, bien sûr, pour le bénéfice des patients et de la population.
La gestion de la cinquième vague a été particulièrement difficile au CHU, puisque l’organisation a non seulement été frappée par une vague importante de patients COVID, mais également par un nombre important de travailleurs COVID. L’importance de la prévision des cas et de la disponibilité du personnel était alors d’autant plus grande pour permettre de mieux s’adapter aux différents enjeux intra-hospitalier et mieux servir la population.
Un sondage réalisé à la suite de cette cinquième vague par la Direction de la qualité, de l’évaluation, de l’éthique et des affaires institutionnelles a confirmé l’importance stratégique, tactique et opérationnelle des outils d’aide à la décision clinico-administratif performants et agiles pour une prise de décision rapide et efficace. Ce sondage identifiait les tableaux de bord COVID de la Direction de la performance clinique et organisationnelle comme les outils les plus utiles pour gérer la crise. Les ajustements constants apportés aux tableaux de bord ont également été jugés comme étant les plus utiles et pertinents pour la préparation du CHU tout au long de la crise.
Avec un regard lucide et un pas de recul, il appert que les efforts titanesques qui ont été collectivement déployés pour mettre en place ce projet ne servaient qu’à gérer le parcours de soins de 0,02 % de notre population de patients hospitalisés, soit 4 000 patients COVID hospitalisés en 30 mois. La prochaine étape prévue est une mise à l’échelle technologique pour rendre plus facilement disponible, en temps opportun, l’information pertinente et utile aux bonnes personnes pour la gestion de l’ENSEMBLE des patients du CHU et de la population de l’est du Québec.