Mettre en place un centre de vaccination est une tâche considérable, surtout quand les délais sont très courts et que tout est à faire. Grâce à la mobilisation et à la collaboration, une petite armée d’intervenants du CHU de Québec-Université Laval (CHU) a réussi à relever ce défi.
« J’ai été embauché au CHU en novembre 2021 comme conseiller en relations de travail. Peu après, le matin du jeudi 9 décembre, mes patrons m’ont convoqué. Je me demandais bien ce que j’avais pu faire de mal! », raconte Jean-François Equilbec. Mais les patrons en question, Francis Ostiguy, chef de service – relations de travail, et François Corriveau, coordonnateur – Centre de service en relations de travail, gestion médico-administrative et santé des travailleurs, voulaient simplement confier un important mandat à M. Equilbec.
En effet, sachant que ce dernier avait quelques connaissances dans le domaine, ils lui ont demandé de mettre en place une clinique de vaccination COVID destinée aux intervenants du CHU, tel que requis par le ministère de la Santé et des Services sociaux.
Pour M. Equilbec, le défi était double. Non seulement il venait d’arriver au CHU et connaissait peu ses collègues des autres secteurs, mais surtout, les délais étaient très courts : la vaccination devait commencer dès le 14 décembre, soit le mardi suivant!
Étape par étape
« J’ai d’abord fait la liste des postes nécessaires, puis j’ai noté tout ce que ça prenait en ressources humaines et matérielles pour chacun d’eux. On avait entre autres besoin de gens à l’accueil et à la circulation, à l’inscription, à l’évaluation, à l’injection, à l’attente, à la saisie dans le Système d’information pour la protection en maladies infectieuses pour donner accès à la preuve vaccinale. Ça prenait des affiches et des indications au sol tout au long du parcours, des formulaires, des ordinateurs, des seringues, des chaises, etc. Il a aussi fallu ouvrir une boîte vocale et créer une adresse courriel. On a vraiment tout planifié, jusqu’aux crayons! »
L’autre priorité était de trouver un endroit où rendre toutes ces ressources fonctionnelles afin d’administrer les vaccins. Le Centre intégré de cancérologie (CIC) du nouveau complexe hospitalier n’ayant pas pu ouvrir à la date initialement prévue, ce grand bâtiment tout neuf encore inoccupé est rapidement apparu idéal pour répondre au besoin.
Une fois le site trouvé, la trajectoire de vaccination a été établie, puis différents espaces du CIC ont été aménagés en fonction de ce plan.
Il a ensuite fallu déterminer le nombre d’intervenants du CHU à vacciner, puisque la quantité de travailleurs requis pour faire fonctionner le centre de vaccination en dépendait directement. Selon cet objectif, c’est l’équivalent de 20 intervenants à temps complet qui était nécessaire chaque jour pour que tout roule bien.
« Malgré la rareté de travailleurs, nous avons réussi à combler nos besoins. Évidemment, il a été plus difficile de trouver le personnel clinique, mais nous avons mis à profit certains des intervenants qui ont le droit de vacciner en vertu des arrêtés ministériels. Nous avons reçu de l’aide de tous les secteurs, autant du côté clinique qu’administratif. Et parmi les volontaires, nous avons même eu une intervenante qui avait pris sa retraite la journée même et qui est revenue nous aider le soir! »
Toutes les directions et tous les secteurs ont participé à la mise en place du centre de vaccination : les responsables du CIC et les opérations du bâtiment pour l’aménagement du centre, la pharmacie pour la préparation des doses de vaccin, les équipes d’hygiène et salubrité pour l’entretien et la désinfection, la sécurité pour les accès et la circulation, la logistique pour le mobilier (chaises, tables, etc.) et les fournitures (pansements, seringues, produits désinfectants, etc.)., les ressources informationnelles pour le matériel informatique, la reprographie pour les formulaires, les feuillets explicatifs, les coupons de preuve vaccinale, etc.
« C’est comme une chaîne de montage : chaque rôle a son importance et il faut que chacun le joue au bon moment. Par exemple, s’il manque une personne à l’injection, ça va avoir des répercussions en amont et possiblement occasionner un non-respect des heures de rendez-vous. Il fallait constamment s’ajuster en fonction des pauses, des repas et des imprévus. »
Une collaboration qui mène à la réussite
Après quelques jours de préparation intense, le centre de vaccination a été ouvert le 15 décembre 2021, soit seulement un jour plus tard que prévu. Les plages horaires étaient déterminées afin de rendre le service accessible aux intervenants des trois quarts de travail (jour, soir et nuit). Initialement, les opérations du centre devaient cesser le 23, mais afin d’accommoder un plus grand nombre d’intervenants du CHU, ses activités se sont prolongées jusqu’au 7 janvier 2022.
Le processus s’est avéré très efficace : en principe, il était possible de vacciner 80 personnes à l’heure, et le temps moyen pour effectuer le parcours complet était de 30 minutes, en comptant les 15 minutes d’attente après l’injection. D’ailleurs, des équipes du Centre intégré universitaire de santé et services sociaux de la Capitale-Nationale ont repris le site du CIC pour la vaccination communautaire entre le 8 et le 16 janvier, et elles ont conservé la trajectoire et l’organisation mises en place par les équipes du CHU.
Au total, ce sont près de 6 500 intervenants du CHU qui ont été vaccinées au CIC.
« Le travail s’est terminé le 18, après que tout le matériel ait été ramassé et le ménage fait. Je retiens de cette expérience que quand tout le monde met l’épaule à la roue, on peut aller loin! C’est vraiment un beau travail d’équipe et une grande réussite collective au profit nos propres collègues », conclut M. Equilbec.
Un merci particulier est adressé à mesdames Maryline Audi et Raphaëlle Proulx ainsi qu’à messieurs Philippe Paquin-Piché et Jean-Philippe Bamba qui ont assumé des rôles de responsabilité au centre de vaccination temporaire du CHU.
Merci également à tous ceux qui ont contribué à ce projet!
À gauche : l'aire d'accueil et d'inscription. À droite : la section réservée à l'évaluation.
À gauche : la salle de vaccination. À droite : la préparation des seringues.
À gauche : la préparation des seringues. À droite : la salle d'attente post-injection.