Dès le printemps 2020, le CHU de Québec-Université Laval (CHU) a créé son propre service de dépistage afin d’éviter des inconvénients et des délais à ses intervenants. Si l’idée peut paraître simple, sa mise en place est un défi qui, encore aujourd’hui, tient en haleine plusieurs équipes.
C’est d’abord la Direction des soins infirmiers (DSI) et l’infectiologue Hector Felipe Garcia Jeldes qui ont reçu le mandat de mettre sur pied une clinique de dépistage pour les intervenants du CHU. « En 48 heures, des salles d’enseignement du CHUL ont été transformées en clinique de dépistage, tandis qu’un système de rendez-vous et de suivi a été créé avec le Service santé – COVID. Pendant les premiers mois, ce sont des employés du Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale (CIUSSS-CN) qui dépistaient, en cohérence avec leur mission de première ligne », explique Jolène Provost, adjointe à la directrice – DSI.
Le besoin de dépistage se prolongeant, c’est Nathalie Gobeil, chef de service des cliniques externes du CHUL – Direction clientèle ophtalmologie et services ambulatoires spécialisés qui a repris le flambeau. Les employés du CIUSSS-CN ont alors été remplacés par des infirmières à la retraite – dont quatre sont toujours en poste à ce jour – et par des volontaires recrutés par l’entremise de la plateforme gouvernementale « Je contribue », dont une orthophoniste retraitée qui est toujours en poste.
En octobre 2020, alors que la deuxième vague se profilait à l’horizon, le mandat des cliniques de dépistage est passé à la Direction des services multidisciplinaires (DSM) et a été confié à Marie-Christine Laroche, adjointe à la directrice. Parce qu’il était prévu que cette vague serait plus grosse, il n’était plus envisageable que les intervenants visés par un dépistage de masse se déplacent au CHUL. « Nous avons d’abord pensé à mettre en place des cliniques mobiles qui se rendaient dans les unités, mais nous avons vite réalisé que ça prenait une clinique dans chacun de nos hôpitaux », relate Mme Laroche.
Grâce à la collaboration des directions des services techniques (DST) et de la logistique et des ressources informationnelles (DRI), quatre nouvelles cliniques de dépistage ont été aménagées dans les autres hôpitaux du CHU (Hôpital de l’Enfant-Jésus, Hôpital Saint-François d’Assise, Hôpital du Saint-Sacrement, L’Hôtel-Dieu de Québec). Dès leur ouverture, elles ont fonctionné 12 heures par jour, grâce aux professionnels de la DSM qui s’étaient portés volontaires et qui étaient autorisés à procéder aux prélèvements nasopharyngés.
Les rendez-vous des intervenants devant se faire tester étaient alors attribués par une dizaine d’agents administratifs. « Jusqu’au début de l’année 2021, les rendez-vous se donnaient pour des centaines de personnes à la fois. C’était un travail de moine, car il fallait vérifier l’horaire de chacune d’elles pour lui donner son rendez-vous sur ses heures de travail », précise Mme Laroche.
La demande n’a cessé de croître et, pour y répondre, de un à deux locaux de dépistage ont été ajoutés dans chacun des hôpitaux. « Les équipes de la logistique, des services techniques et des ressources informationnelles ont fait des miracles! Ils étaient toujours là pour nous aider; ils faisaient ça le soir et le lendemain matin, tout était prêt! »
La gestion du changement
Du côté de l’attribution des rendez-vous, la charge de travail a fini par dépasser les capacités de l’équipe, malgré les heures supplémentaires ainsi que le travail la fin de semaine et même les jours fériés de la période des Fêtes. La décision a donc été prise de remplacer les rendez-vous à heure fixe par des rendez-vous à journée fixe, ce qui permettait d’une part aux intervenants de se présenter à la clinique de dépistage à l’heure de leur choix et, d’autre part, de réduire le travail administratif nécessaire pour planifier les rendez-vous.
L’arrivée de l’autodépistage par gargarisme, implanté avec l’aide du Module d’amélioration continue, a aussi permis d’alléger la tâche de l’équipe de Mme Laroche. En effet, avec ce nouveau procédé, les unités de soins devenaient autonomes pour leur dépistage de masse.
Avec l’arrivée de la vaccination anti-COVID au printemps 2021 s’est ajoutée la directive ministérielle de dépister régulièrement les intervenants non vaccinés. En conséquence, il a fallu créer un nouveau processus pour gérer les dépistages des intervenants concernés. Assurer le suivi de ces dépistages a d’ailleurs été tout un casse-tête, puisque les consignes ministérielles ont été modifiées plusieurs fois au fil du temps.
De plus, cette directive demandait de procéder avec le « BD Veritor », un type de test fonctionnant différemment. En collaboration avec les équipes des laboratoires, une nouvelle formation a donc dû être préparée pour les dépisteurs, tandis que l’équipe de la logistique s’est occupée des approvisionnements reliés à ce nouvel équipement.
Pendant ce temps, les cliniques de dépistage des cinq hôpitaux ont continué à rouler jusqu’à l’arrivée de la cinquième vague, au début du mois de décembre 2021.
Et encore des changements!
« C’est le 23 décembre que nous avons installé les premières machines ID Now au CHUL. Les laboratoires ont formé les dépisteurs et les analyseurs de tests, tandis que le Module d’amélioration continue a ajusté le processus et que des infirmières cadres du nouveau complexe hospitalier ont soutenu les équipes sur le terrain. L’équipe de la logistique a même envoyé un spécialiste en procédés administratifs pour soutenir l’implantation. Nous savions que ce n’était pas un bon moment pour faire cette transformation, mais nous n’avions pas le choix, parce que trop d’intervenants développaient des symptômes et devaient s’absenter. Avec ID Now, on connaît le résultat du test en 20 minutes, alors on peut retourner les gens au travail tout de suite s’ils sont négatifs. »
L’offre de test ID Now s’est élargie aux autres hôpitaux du CHU au cours des deux semaines suivantes. Mais cet ajout, combiné à la force de la cinquième vague, a fait exploser les besoins en personnel : alors qu’au plus fort de la deuxième vague, les cliniques de dépistage du CHU roulaient avec 25 intervenants par jour, il a fallu en recruter et en former suffisamment afin d’augmenter à 40 intervenants par jour, et ce, en pleine période des Fêtes. « La Direction de l’enseignement et des affaires universitaires nous a d’ailleurs prêté une agente de planification, programmation et recherche pour accélérer le recrutement ainsi que nous soutenir dans la gestion des formations et des horaires. Et au retour des Fêtes, la Direction des services multidisciplinaires a dû ajouter une ressource supplémentaire, soit une coordonnatrice professionnelle en nutrition, pour nous soutenir dans la gestion des ressources humaines. »
Ces ajouts ont aussi exigé l’aménagement de nouveaux locaux par la DST, un accompagnement par la PCI, quelques infirmières cadres du nouveau complexe hospitalier, deux infirmières de pratique spécialisée et une infirmière de pratique avancée de la Direction des soins infirmier ainsi que l’aide de la Direction logistique pour toute la gestion du matériel et des opérations en soutien à Mme Laroche et à son équipe.
En février dernier, il a été demandé d’ajouter le test par gargarisme au test ID Now pour les personnes ayant eu un contact domiciliaire. Ce « petit » changement a impliqué bien des ajustements, notamment dans la gestion des fournitures, dans les algorithmes de dépistage, dans les formations et dans les envois de courriels automatisés programmés par la DRI.
Enfin, début mars, avec la décroissance de la cinquième vague et la diminution des dépistages de masse, le service a été revu : les locaux ont été vidés et le matériel a été déménagé dans les cliniques ID Now. « Une fois de plus, la DST a ajusté plein de choses, la logistique s’est occupé des fournitures et nous avons à nouveau revu les algorithmes et formé nos intervenants en fonction des nouvelles procédures, en plus d’ajuster les horaires de travail du personnel. »
Le défi de l’éphémère
« Le défi, c’est que c’est constamment une gestion de crise et, en plus, tout ce que tu mets en place est éphémère. C’est toujours à recommencer, il faut constamment trouver du personnel et le former. C’est une perpétuelle adaptation au changement. »
Et cette gestion est d’autant plus difficile qu’elle doit être modulée selon la demande : quand les besoins sont grands, il faut trouver les ressources matérielles, mais il faut surtout trouver le personnel (agents administratifs, dépisteurs, gestionnaires, etc.) et le former à toute vitesse! Et quand la demande diminue, il faut se résigner à laisser les intervenants reprendre leur poste habituel, même si on risque d’avoir encore besoin d’eux dans un avenir rapproché!
Malgré toutes les embûches rencontrées, les cliniques de dépistage ont « livré la marchandise » et ont permis aux intervenants du CHU d’obtenir un service rapide et efficace. « Nous y sommes arrivés grâce aux intervenants de la DSM qui se sont portés volontaires, mais ça n’aurait jamais été possible sans l’apport de toutes les autres directions. Et c’est vraiment ce que je retiens de cette aventure : la force de l’équipe. Maintenant, nous devons demeurer prêts pour une éventuelle augmentation des besoins, et j’espère que les équipes nous répondrons toujours de manière aussi favorable! », conclut Mme Laroche.
L'équipe de dépistage de l'Hôpital Saint-François d'Assise.
Photo de gauche : de gauche à droite : Raphaelle Verge, Nancy Boucher, France Picard et Claude Auger.
Photo de droite : France Picard et Nancy Boucher.
L'équipe de dépistage du CHUL.
Photode gauche, rangée avant, de gauche à droite : Julie-Alice Morasse, Agathe Bernier, Isabelle Côté. Rangée arrière : Cathie Brassard, Isabelle St-Charles, Émile Chamard.
Photo de droite : Émile Chamard.
Marie-Christine Laroche tient à remercier toutes les personnes qui ont contribué et qui contribuent toujours, de près ou de loin, à la mise sur pied et au fonctionnement des cliniques de dépistage du CHU.
