D’une part, il y a des normes professionnelles qui régissent à peu près tous les domaines de l’activité humaine, dont celles du monde de la santé. D’autre part, il y a des travailleurs qui sont tenus de respecter ces normes, mais qui n’y ont pourtant pas toujours facilement accès. Au CHU de Québec-Université Laval (CHU), le pont a été créé par la bibliothèque.
À l’ère encore récente de la documentation papier, lorsqu’un ou plusieurs travailleurs d’un département avaient besoin de consulter une norme, la bibliothèque pouvait acheter des exemplaires à la pièce. La plupart du temps, l’utilisateur devait attendre que le document soit rapporté à la bibliothèque afin de pouvoir le consulter à son tour.
Avec l’arrivée du numérique, on croyait que ces contraintes disparaitraient, mais cela n’a pas été tout à fait le cas, puisque les éditeurs ont ajouté des « verrous numériques » assez contraignants aux documents afin de protéger leurs droits d’auteurs.
Par exemple, dans certains cas, après avoir déboursé quelques centaines de dollars pour une seule norme, l’impression du document n’est possible qu’une unique fois, et sa consultation n’est autorisée que pour un seul utilisateur, identifié par son adresse courriel, et ce, sur un seul appareil.
Que faire lorsque les normes sont nombreuses, qu’il y a plusieurs utilisateurs dispersés dans divers endroits, comme c’est notamment le cas pour les 13 laboratoires médicaux de la grappe de la Capitale-Nationale qui comptent des centaines d’intervenants travaillant sur un territoire s’étendant de Portneuf aux Îles-de-la-Madeleine?
« Dans les laboratoires, nous travaillons avec plusieurs normes qui proviennent de différents organismes, que ça soit ISO, CSA ou CLSI, et il est impératif d’avoir la version la plus à jour de toutes ces normes. Plusieurs personnes dans l’hôpital doivent avoir accès à ces normes, et c’est sans compter que notre grappe regroupe plusieurs laboratoires… », illustre Marilyn Leclerc-Côté, assistante-chef du service qualité des laboratoires de la Grappe de la Capitale-Nationale.
Alors qu’elle tente de trouver une solution pour éviter les coûts faramineux et une logistique d’utilisation de ces normes plus que complexe, Marilyn rencontre la bibliothécaire du CHU Zorica Djordjevic. À l’époque, cette dernière travaille déjà à la transformation numérique des ressources documentaires de la bibliothèque. Ensemble, elles entreprennent des recherches.
Eurêka!
Après plus d’un an de recherches, de négociations, d’embûches et de déceptions, Zorica trouve enfin : la plateforme numérique Techstreet qui donne accès aux normes publiées par quelque 300 éditeurs. « La plateforme est conviviale; elle permet de tout trouver au même endroit et de télécharger les documents. Le fait que la consultation des normes ne soit plus limitée à quelques utilisateurs simplifie le travail de tout le monde dans les laboratoires, mais aussi celui des médecins qui se déplacent d’un hôpital à l’autre », explique Marilyn.
La plateforme intègre automatiquement les dernières versions et permet même de recevoir des notifications par courriel lorsqu’une nouvelle mise à jour est disponible.
De plus, lorsqu’un utilisateur consulte la plateforme depuis le réseau du CHU, il n’a pas à s’identifier pour accéder à une norme faisant partie de l’abonnement. Autre avantage de taille : la plateforme intègre des statistiques de consultation, ce qui permet aux gestionnaires autorisant les achats de cibler les normes les plus pertinentes et donc de faire de meilleurs choix.
Enfin, le modèle de l’abonnement annuel rend le tout plus équitable : d’une part, les revenus des éditeurs sont garantis, tandis que du côté des utilisateurs, les frais sont considérablement réduits tout en offrant une meilleure accessibilité.
Pour le moment, les plus grands utilisateurs de la plateforme sont les laboratoires médicaux, la sécurité civile, les services de radiologie et de néphrologie ainsi que le génie biomédical, mais tous les secteurs du CHU sont invités à l’utiliser!
La bibliothèque : au-delà des livres
La transformation numérique qu’a connue la bibliothèque au cours des dernières années avait bien préparé Zorica pour trouver cette solution optimale pour l’équipe des laboratoires. « C’est en discutant avec les gens que nous avons compris quels étaient leurs besoins. Par exemple, il était important que l’accès se fasse par les adresses IP, idéalement sans obligation de se créer un énième compte, que plus d’un utilisateur puisse consulter une même norme en simultané ou encore que le téléchargement des documents soit permis. En connaissant ces besoins, il était possible de cibler des fournisseurs potentiels, puis de choisir celui y répondant le mieux. Nous n’avons pas le budget pour tout fournir, mais nous pouvons aller loin en collaborant avec les départements et en partageant nos expertises! La manière dont nous avons trouvé cette plateforme et comment elle est maintenant utilisée en sont de bons exemples », conclut Zorica.
À ce jour, il n’existe pas encore de solution miraculeuse permettant d’accéder à toutes les normes, puisque certains fournisseurs ne les rendent pas disponibles sur Techstreet. Par ailleurs, on assiste à une multiplication des plateformes de diffusion des documents électroniques, ce qui ne simplifie pas nécessairement le travail pour l’équipe de la bibliothèque! Cependant, grâce à une bonne connaissance du marché de l’édition et de la diffusion des documents numériques, elle peut maintenant bien choisir les ressources numériques pour répondre aux besoins des intervenants du CHU.
Zorica Djordjevic, bibliothécaire Marilyn Leclerc-Côté, assistante-chef du service qualité des laboratoires
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