La gestion de crise occasionnée par la pandémie du nouveau coronavirus au printemps dernier a mis en lumière les atouts de l’application eClinibase (appelée eRendez-vous) en matière de gestion de l’accès aux soins dans les secteurs des services ambulatoires spécialisés et de l’imagerie médicale au CHU. Petit retour en arrière pour constater les grandes réalisations des derniers mois.
Jamais, en février dernier, les équipes administratives du CHU de Québec-Université Laval (CHU) n’avaient envisagé devoir repenser, dans des délais aussi serrés, autant de processus et de procédures entourant les rendez-vous des patients. Pourtant, cette réalité a été la leur pendant plusieurs semaines. Dans ce contexte engendré par la COVID-19, certaines façons de faire se sont avérées différentes, d’un secteur à l’autre, notamment à cause de l’utilisation de systèmes informatiques de gestion et d’attribution de rendez-vous distincts, soit Clinibase Ci et eRendez-vous. Actuellement, au CHU, ces deux systèmes se côtoient et Clinibase Ci sera éventuellement remplacé par eRendez-vous. D’ailleurs, les travaux pour l’implantation de ce dernier, dans les secteurs des services ambulatoires spécialisés et de l’imagerie médicale, sont toujours en cours.
Et c’est en période de turbulences, comme au printemps dernier, que eRendez-vous est devenu un précieux allié dans les secteurs où il est implanté, car il a facilité la priorisation des patients et a simplifié la gestion des données; des avantages indéniables en milieu hospitalier et en contexte de gestion de crise. Fait à noter, ces atouts ne sont possibles qu’avec un travail préalable à l’implantation du système informatique portant sur l’harmonisation des processus administratifs et les pratiques médicales. En effet, eRendez-vous est en quelque sorte le reflet des modes de fonctionnement en lien avec la gestion des rendez-vous dont les équipes d’un même secteur se dotent.
Une priorisation facilitée
Évaluer, puis prioriser est un travail quotidien pour les équipes clinique et médicale afin de s’assurer de voir les bons patients au bon moment selon leur priorité clinique, c’est-à-dire leur état de santé et leurs besoins de consultation. Lors de la gestion de crise au printemps dernier, il a été demandé de prioriser l’ensemble des patients en faisant fi des sites hospitaliers. Cela a représenté un défi pour les spécialités ou pour les examens en imagerie fonctionnant avec des listes d’attente par hôpital, tandis que les équipes travaillant avec des listes uniformisées ont été avantagées.
« En implantant eRendez-vous, on veille à créer un langage commun pour une spécialité médicale. Alors quand vient le temps de prendre des décisions rapides en contexte de gestion de crise et peu importe l’hôpital, on gagne énormément en efficacité et en efficience », explique Marie-Josée Martin, coordonnatrice de l’accès aux services médicaux spécialisés et des secteurs de l’accueil et des rendez-vous. Et agir rapidement sur tous les sites à la fois, c’est exactement ce qui a été demandé aux équipes au printemps dernier.
Pour Christine Goudreault, coordonnatrice de la direction médicale des services hospitaliers volet Imagerie médicale et électrophysiologie, l’utilisation de eRendez-vous en matière de priorisation clinique s’est avérée être également un atout majeur au cours des derniers mois. « En raison de certaines fonctionnalités, eRendez-vous facilite l’extraction des listes de travail et de priorisation ainsi que l’ajustement des champs dans le système pour répondre aux nouvelles réalités liées à la pandémie », précise-t-elle.
Il importe de mentionner qu’avec le système informatique ClinibaseCi, il est également possible d’arriver à une échelle de priorisation pour l’ensemble des sites, mais cela demande des manipulations supplémentaires, prend plus de temps et crée davantage de stress dans des situations où il faut livrer des données rapidement. « C’est aussi la confiance envers le système [eRendez-vous] qui fait gagner du temps parce qu’on connaît les processus, qui ont été réfléchis et élaborés en amont, donc on sait que ce sont les bons et que les données sont justes et de qualité », renchérit Marie-Josée Martin.
Une gestion des données simplifiée et structurée
L’un des principaux avantages du système informatique eRendez-vous est l’utilisation de champs structurés permettant une manipulation facile de l’information, et ce, à tout moment selon les besoins. Et dès le début de la gestion de crise de la COVID-19, ces avantages ont représenté d’importants atouts pour les équipes administratives, tant pour le délestage massif d’activités que pour se conformer aux nouvelles mesures sanitaires ou pour la production de différentes listes de patients (patients en attente hors délai, cliniques futures pour évaluation par les médecins, etc.).
Tommy Joubert Lévesque, agent administratif de l’équipe volante de l’Hôpital de l’Enfant-Jésus, a été au cœur de tous ces changements et a constaté la simplification de la gestion des données avec eRendez-vous : « Avec ce système, tout est sur la même page; on ouvre le dossier de l’usager et tout est là. C’est donc moins de manipulations que Clinibase Ci. On peut également changer, enlever ou ajouter des colonnes en fonction des besoins et sortir des listes d’attente où l’information est plus visuelle, ce qui facilite sa consultation. Par exemple, sur une liste d’attente, on peut mettre de l’avant les champs « annulation » et les différentes raisons d’un rendez-vous annulé, ce qui simplifie le repérage des cas COVID », raconte-t-il.
Afin de répondre à la multitude de nouveaux besoins qui sont apparus en nos murs en raison de la pandémie, comme les différentes modalités de consultation médicale (en hôpital, par téléphone ou par téléconsultation), il a fallu ajuster les systèmes informatiques de rendez-vous du CHU et créer des processus « COVID-19 ». « En tant que chef de service, la gestion et la consultation des données sont essentielles à mon travail et en temps de crise, cela devient un outil incontournable. Par exemple, il faut désormais respecter les mesures de distanciation physique dans les salles d’attente et limiter le plus possible le nombre de patients aux mêmes heures. Donc, nous devons être certains que nous voyons les bons patients pour le bon mode de consultation », ajoute Marie-Josée Morin, chef de service accueil et rendez-vous au CHUL.
Même son de cloche du côté de l’imagerie médicale. Pour Christine Goudreault et ses équipes, l’utilisation de eRendez-vous a simplifié, dans un contexte compliqué, l’adaptation du système pour qu’il puisse les outiller et les soutenir dans l’ensemble des nouveautés qui ont récemment été mises en place, comme la catégorisation des demandes de consultation (jaune, bleu et rouge) ou encore la possibilité de suivre quotidiennement la reprise des activités en ayant une vision transversale des listes d’attente.
Il va sans dire, le système informatique eRendez-vous a fait ses preuves au cours des derniers mois, et ce, grâce au travail préalable d’harmonisation des processus administratifs et des pratiques médicales. L’agilité de ce système a été mainte fois démontré et c’est pourquoi, même dans un contexte de reprise des activités et de préparation à une deuxième vague, les équipes de Chantier accès, en collaboration avec les chefs de service et les intervenants terrain, poursuivent les travaux de création de centres de rendez-vous et de déploiement de modalités en imagerie médicale.
Qu’est-ce que Chantier accès?
Chantier accès regroupe trois volets (le Centre de répartition des demandes de services, les centres de rendez-vous par spécialité et la gestion unifiée des rendez-vous en imagerie médicale) réunis sous le même objectif : améliorer l’accès aux services pour le patient.
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