Le Programme promotion qualité vise à mettre en lumière les huit dimensions de la qualité et à faire rayonner les projets des intervenants du CHU de Québec-Université Laval (CHU) qui les incarnent. Ce mois-ci, nous vous présentons le projet d’automatisation des dépistages COVID de masse, qui s’illustre dans la catégorie « Efficience : utiliser les ressources le plus adéquatement possible ».
L’utilisation de plusieurs systèmes désuets qui ne permettaient pas d’atteindre l’efficience organisationnelle souhaitée a mené à la mise en place de ce projet. Les pratiques antérieures, instaurées en contexte d’urgence pandémique, ne répondaient plus aux besoins actuels de pérennisation des activités liées à la COVID et étaient très énergivores en ressources humaines. Enfin, les failles réelles et potentielles du système mettaient à risque la santé des employés et celle des patients, alors qu’il ne répondait même plus aux exigences ministérielles.
C’est dans ce contexte que des représentants de la Direction des ressources informationnelles, des cliniques de dépistage, du service santé COVID et santé des travailleurs ont développé le projet d’automatisation des dépistages de masse, sous la gouverne d’Élisabeth Thifault, cheffe de service des cliniques de dépistage COVID du CHU. L’équipe de la Prévention et contrôle des infections, la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires ainsi que la Direction des services professionnels ont également été des partenaires importants de ce projet.
Élisabeth Thifault
Le cœur de ce projet a été le développement d’une application qui permet d’effectuer le suivi des dépistages de la COVID-19 pour les intervenants du CHU de manière optimale. Cette solution s’adapte constamment au volume des demandes afin de maintenir un service efficace et adéquat en tout temps; elle peut être modulée selon les besoins et mise à jour régulièrement afin de permettre l’extraction de statistiques en temps réel. Elle a d’ailleurs été développée afin d’optimiser la gestion et l’exploitation des données de dépistage de COVID. De plus, la collaboration entre les différents intervenants impliqués dans le processus de dépistage est maintenant harmonisée, ce qui favorise un service de qualité, efficient et qui répond aux normes en vigueur.
La phase 1 du projet a débuté en décembre 2022 et la phase de test a été concluante. En effet, l’application assure actuellement les suivis automatisés pour les dépistages de masse. La phase 2, en cours d’implantation, permet de suivre en temps réel les statistiques des dépistages de masse à l’aide d’un tableau de bord et d’identifier rapidement les intervenants non dépistés. Il est prévu que toutes les phases du projet seront activées au plus tard le 31 mars 2023. Ce sont tous les secteurs ciblés par un dépistage de masse au CHU de Québec-Université Laval qui peuvent bénéficier de cette nouvelle méthode de gestion des dépistages de masse.
Application de la dimension de la qualité
L’automatisation des dépistages de masse reflète très bien le volet de l’efficience, puisqu’il a permis de dégager les gestionnaires des tâches administratives liées à un dépistage de masse. Les étapes d’une durée de 30 minutes à 1 heure qui étaient auparavant requises sont maintenant réduites à 5 à 15 minutes. De plus, en recevant un courriel automatisé, chaque intervenant devient responsable de ses propres suivis de dépistage, ce qui permet d’alléger le processus et d’éviter l’intervention du gestionnaire. De plus, l’application facilite l’exploitation des données, limite les besoins en ressources humaines, réduit les coûts de fonctionnement, diminue le risque d’erreurs et permet le contrôle, la coordination ainsi que le suivi des tâches faisant partie du processus.
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