Depuis quelques années, le CHU de Québec-Université Laval (CHU) est engagé dans le projet Chantier accès qui vise à améliorer l’accès aux services pour le patient. L’un des volets de cette vaste démarche est de créer une centrale unique qui gérera tous les rendez-vous pour les services médicaux spécialisés du CHU.
Cependant, les installations physiques des divers centres de rendez-vous avaient grand besoin d’amour… Des locaux sans fenêtre situés au sous-sol, du mobilier désuet ainsi que des enjeux d’ergonomie et d’insonorisation faisaient partie des principaux inconvénients qui y étaient liés.
L’aménagement d’une nouvelle centrale de rendez-vous à l’Hôpital du Saint-Sacrement (HSS) étant prévu dans le cadre de Chantier accès, la Direction clinique ophtalmologie et services ambulatoires spécialisés a voulu en profiter pour créer un environnement physique qui soit en mesure de soutenir cette nouvelle vision des processus. Pour ce faire, elle s’est associée aux travaux de l’équipe du nouveau complexe hospitalier (NCH), qui était alors également en réflexion sur l’aménagement physique des postes de travail de bureau.
L’objectif global du projet était de rehausser la qualité de vie au travail et la rétention des employés en leur offrant un milieu de travail innovant par ses espaces et ses équipements ergonomiques, acoustiques et adaptés à leurs besoins. Plusieurs autres améliorations étaient aussi visées, comme regrouper les agents administratifs dans un même secteur de l’hôpital afin de favoriser le sentiment d’appartenance, une gestion de proximité quotidienne ainsi qu’un meilleur encadrement des équipes.
À l’hiver 2018, un premier atelier lean a permis d’établir la vision de l‘environnement physique souhaité pour les centres de rendez-vous et de préciser les besoins à la Direction des services techniques. À la fin de l’année 2019, deux prototypes de mobilier ont été testés par quelques agents administratifs en collaboration avec un ergonome et un architecte associés au projet du NCH. Au terme de cet exercice, c’est le modèle « assis-debout » qui a été retenu.
Bien que la pandémie ait quelque peu retardé les travaux, les agents administratifs ont déménagé dans les nouveaux locaux de la centrale de rendez-vous de l’HSS à la fin décembre 2021.
Au final, non seulement les espaces de travail ont été revus, mais le projet a également permis d’ajouter une salle de repos, une salle de formation et un vestiaire à la centrale de rendez-vous.
Toute l’équipe est heureuse de profiter d’un nouvel environnement aussi beau, lumineux et ergonomique!
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Maha Taboubi, agente administrative.